Pada 1980-an, jumlah konsultan bisnis, terutama konsultan keuangan, tumbuh secara substansial. Ada banyak pakar bisnis yang senang bekerja dengan perusahaan kecil yang sedang tumbuh. Namun, sebagai pembeli potensial, Anda harus berhati-hati. Tidak semua konsultan adalah McKinsey Co. atau Tom Peters.

Penggunaan yang tidak menentu membuat masalah kualitas yang tidak menentu menjadi lebih buruk. Seringkali, pemilik dan manajer yang paling banyak mengeluh tentang konsultan menggunakannya dengan cara yang paling keliru. Cerita-cerita horor biasanya mencakup beberapa variasi pada tema ini: Seorang manajer mengenal seseorang atau bertemu seseorang yang ide dan keahliannya mengesankan orang (terutama, manajer itu sendiri). Seseorang mungkin menjadi konsultan atau mungkin tersedia karena perubahan karier. Manajer menyukai ide atau energi atau karisma seseorang tetapi tidak memiliki pekerjaan yang sesuai, sehingga manajer mempekerjakan seseorang sebagai konsultan berdasarkan beberapa hal yang tidak spesifik seperti “meningkatkan kinerja.” Skenario seperti ini ditakdirkan untuk masalah.

Jika Anda ingin orang-orang dengan ide-ide bagus, energi, dan karisma di sekitar Anda, pekerjakan mereka sebagai karyawan. Jadikan konsultan untuk tujuan yang lebih spesifik.

Kebanyakan mereka memasarkan jasa mereka dari mulut ke mulut. Akibatnya, ketika pemilik atau manajer berpikir mereka membutuhkan seseorang, mereka biasanya melakukan yang terbaik untuk menanyakan nama teman atau rekan, tetapi rekomendasi tidak memastikan kesuksesan. Kunci kesuksesan terletak pada mewawancarai konsultan dengan baik dan sangat spesifik tentang kebutuhan, harapan, dan anggaran Anda.

Pertanyaan dan jawaban pedoman berikut dapat membantu Anda mewawancarai calon konsultan dan memilih yang tepat untuk waktu dan keadaan tertentu.

Sepuluh Pertanyaan yang Harus Anda Tanyakan sebelum Menyewa Konsultan

1. Sebagian besar konsultan fokus pada dua bidang: memangkas biaya dan meningkatkan pendapatan. Apa yang Anda lihat sebagai hubungan antara dua fungsi? Mana yang lebih baik?

Pemotongan biaya adalah keahlian biasa konsultan. Itu yang dibutuhkan sebagian besar perusahaan. Alasan utama restrukturisasi perusahaan adalah untuk mengurangi biaya. Banyak yang menyewa konsultan luar untuk melihat secara obyektif pada bagan organisasi, proses penambahan nilai, dan lingkungan yang kompetitif. “Kami menghabiskan banyak waktu berbicara dengan pelanggan perusahaan, jadi kami memahami apa yang mereka sukai dan tidak sukai,” kata seorang konsultan. “Apa nilai pelanggan? Apakah sudah waktunya? Apakah ini berkualitas? Kami mendefinisikan itu. ”Ini berarti bahwa perusahaan dapat memotong pekerjaan dan masih belum menyentuh satu aktivitas yang tidak bernilai tambah atau menambah nilai bagi pelanggan.

2. Apa pengalaman profesional Anda sebelum menjadi konsultan?

Pada akhirnya, Anda harus menginginkan konsultan yang Anda gunakan memiliki sensibilitas garis bawah yang kuat. Anda ingin orang ini — atau tim — untuk fokus pada hal-hal yang akan menambah nilai terbesar bagi perusahaan Anda dalam waktu sesingkat mungkin. Pemikiran seperti ini tidak alami bagi banyak orang. Biasanya membutuhkan dua jenis pengalaman: sebagai chief executive officer atau sebagai spesialis perputaran perusahaan. Seorang konsultan yang memiliki pengalaman semacam ini telah berurusan dengan kontrol biaya yang ketat, pengawasan tekanan tinggi, dan kebutuhan untuk hasil yang cepat. Ini adalah sifat yang sama yang harus Anda cari pada siapa pun yang memberi Anda nasihat ahli. Meskipun mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, Anda mungkin mencari kebangkrutan dan pengalaman latihan serupa dari seorang konsultan. Urgensi yang dipelajari dalam lingkungan itu berlaku baik untuk urgensi kehidupan bisnis sehari-hari.

3. Berapa banyak profesional yang bekerja dengan Anda atau di perusahaan Anda?

Konsultan bisnis pada dasarnya termasuk dalam dua kategori: praktisi solo dan pemain tim. Perbedaan antara keduanya biasanya melibatkan jenis pekerjaan yang mereka ambil. Seringkali solois berhadapan dengan masalah yang kurang spesifik, strategis, atau terkait dengan visi; tim masuk ke dalam angka-angka yang lebih ketat. Fungsi yang kurang spesifik cenderung memakan waktu lebih sedikit (kadang-kadang hanya satu hari); semakin spesifik ambil lebih banyak.

Salah satu fungsi ini tidak lebih baik atau lebih buruk daripada yang lain. Perangkap yang harus diwaspadai adalah solois pemasaran yang mengklaim dia juga dapat meninjau semua akuntansi Anda. Latihan-latihan dalam buku ini akan membantu Anda membuat laporan keuangan Anda lebih mudah dipahami, tetapi jangan berharap satu konsultan untuk memperbaiki semua masalah Anda.

4. Apakah Anda [konsultan] akan menandatangani surat kerahasiaan? Apakah Anda akan berhenti bekerja untuk pesaing kami?

Beberapa pemilik dan manajer beranggapan bahwa consultan strategis jangka pendek kurang menimbulkan ancaman terhadap kepentingan kepemilikan daripada jumlah pengolah. Namun, Anda dan staf Anda harus merasa bebas untuk mendiskusikan masalah bisnis apa pun dengan konsultan Anda dan memercayai kebijaksanaannya. Jika Anda merasa tidak nyaman, Anda tidak akan membahas hal-hal dengan jujur. Solusinya adalah meminta semua konsultan untuk menandatangani surat kerahasiaan.

Risiko Anda dalam kasus-kasus ini bukanlah biasanya bahwa konsultan akan dengan sengaja mencuri informasi atau materi hak milik. Sebagian besar cukup profesional dan bekerja di pasar yang cukup kecil yang penting reputasi. Lebih sering, risikonya melibatkan konsultan tanpa disadari menyebutkan sesuatu. Jika ia telah menandatangani surat kerahasiaan, ia akan cenderung berpikir dua kali.

5. Siapa saja klien Anda yang lain? Siapa beberapa orang dan perusahaan yang pernah bekerja dengan Anda sebelumnya? Bolehkah saya menelepon mereka untuk bertanya tentang pekerjaan Anda?

Jangan kagum dengan mantan klien yang hebat. Di perusahaan besar, konsultan dipekerjakan dalam tim untuk menangani proyek yang sangat spesifik. Hanya karena orang yang mengenakan jas mahal mengklaim Chrysler sebagai mantan klien, bukan berarti dia mengenal Lee Iacocca berdasarkan nama depan. Faktanya, lebih baik jika mereka telah bekerja dengan perusahaan yang lebih dekat dengan ukuran dan bentuk Anda karena dia akan lebih mungkin memahami kebutuhan Anda.

6. Dengan berapa banyak klien yang Anda bekerja sekaligus? Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk mengabdikan diri pada perusahaan untuk mencapai tujuan kami? Apakah Anda akan membalas panggilan telepon atau email pada hari yang sama?

Menanyakan klien lain atau mantan tentang respons dan perhatian konsultan dapat membantu, karena dapat mengajukan pertanyaan yang lebih tajam kepada konsultan. Semua pertanyaan fokus pada poin yang sama: Seberapa besar perhatian yang mampu dikeluarkan konsultan untuk kebutuhan Anda? Jumlah klien yang dapat dilayani dengan baik oleh konsultan berbeda dengan jenis layanan yang diberikan dan klien yang terlibat, tetapi beberapa aturan umum berlaku: Anda ingin memiliki tanggapan pada hari yang sama terhadap pertanyaan atau masalah. Jika Anda melakukan restrukturisasi besar-besaran, Anda mungkin tidak ingin konsultan Anda bekerja dengan lebih dari dua atau tiga klien lain. Satu peringatan adalah bahwa beberapa pemilik dan manajer yang memiliki pengalaman buruk dengan konsultan yang terlalu invasif (dan mahal) memperingatkan bahwa Anda tidak boleh menjadi satu-satunya klien yang dimilikinya.

7. Maukah Anda mengajari kami untuk melakukan pekerjaan ini untuk diri sendiri dan menjadi mandiri? Berapa lama ini akan berlangsung?

Salah satu perangkap umum dalam menggunakan konsultan menjadi tergantung padanya. Dari perspektifnya, ini mungkin hanya bisnis yang baik, memastikan pekerjaan di masa depan. Dari sudut pandang Anda, itu mungkin sedikit lebih baik daripada status yang Anda miliki sebelum Anda memiliki konsultan. Dengan membuat pelatihan bagian dari pekerjaannya, Anda dapat membatasi peluang keterlibatan yang lama. Tetapkan jadwal di mana konsultan dapat mencapai tujuannya. Tugaskan seorang staf untuk bekerja secara erat dalam proses ini dan mempelajari semua yang dia bisa.

Baca Juga:7 Tips Sukses Membangun Sebuah Bisnis | CEO & Manajer

8. Sudahkah Anda menulis sesuatu — diterbitkan atau tidak — yang membahas masalah seperti yang dihadapi perusahaan ini?

Konsultan suka menulis tentang pengalaman dan teori mereka. Jika demikian, ini dapat membantu Anda memahami bagaimana ia melihat pasar dan faktor bisnis yang dapat memengaruhi Anda. Manajemen atau literatur teknis dapat menjadi tempat yang baik untuk mencari konsultan. Meskipun penulisan master manajemen terbaru untuk Harvard Business Review mungkin di luar kebutuhan dan kemampuan Anda, Anda mungkin dapat menemukan ahli yang berguna dalam perdagangan atau surat kabar regional dan jurnal.

9. Bagaimana Anda membebankan biaya untuk layanan? Apakah biaya Anda termasuk waktu perjalanan dan biaya lain-lain atau apakah itu ditagih secara terpisah?

Tidak ada standar yang ditetapkan untuk pembayaran konsultan: Beberapa bekerja berdasarkan straightfee, yang lain bekerja dengan imbalan plus bonus kinerja, dan beberapa bekerja berdasarkan kontingensi — terkait dengan kenaikan penjualan atau pengurangan biaya. Seperti halnya membayar kontraktor luar, kekhawatiran Anda harus memastikan pekerjaan berkualitas tinggi dan mengandung biaya dalam anggaran yang telah ditentukan. Dengan konsultan, memfokuskan penggunaannya sespesifik mungkin akan membantu mencapai kedua tujuan ini.

Selain itu, jelaskan sejak awal berapa biaya tak terduga yang ingin Anda bayarkan dan bagaimana Anda akan membayarnya. Konsultan yang pernah bekerja di atau untuk perusahaan besar mungkin terbiasa dengan akun pengeluaran yang bukan milik Anda. Sangat jelas tentang seberapa banyak Anda bersedia menghabiskan pada seluruh proyek atau serangkaian proyek. Bersikeras bahwa ia memperingatkan Anda – secara tertulis – jika proyek tidak akan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

10. Dokumentasi apa yang akan Anda berikan kepada kami ketika proyek selesai? Siapa yang akan memiliki dokumentasi itu?

Menyimpan jejak kertas dari pekerjaan yang dilakukan konsultan untuk Anda mencapai beberapa tujuan — semuanya baik. Pertama, jika mereka telah bekerja dengan baik, ini biasanya akan memberi Anda beberapa bentuk dan alat untuk digunakan untuk meningkatkan beberapa bagian dari kinerja Anda.

Kedua, ini memungkinkan Anda menyimpan catatan analisis yang dibuat perusahaan Anda dan respons yang telah Anda ambil. Jenis “lembar memo” ini bisa sangat membantu ketika menghadapi masalah di masa depan atau konsultan lainnya. Akhirnya, menjaga jejak kertas memperjelas apa yang konsultan lakukan — dan tidak lakukan — saat bekerja untuk Anda. Jika ada perselisihan yang muncul karena pembayaran, kepemilikan, atau kerahasiaan, Anda akan memiliki beberapa dukungan.

Secara umum, semua pekerjaan (termasuk spreadsheet, kertas kerja, rencana, atau literatur) konsultan lakukan untuk Anda adalah milik Anda. Terkadang — terutama dalam kasus inovasi — ini menjadi masalah. Jelaskan sejak awal bahwa Anda ingin memiliki semua yang berasal dari konsultasi.