Masalah, kebutuhan, dan peluang terus muncul di setiap organisasi. Masalah seperti efisiensi operasional yang rendah, kebutuhan seperti ruang kantor tambahan, dan peluang seperti menembus pasar produk baru hanyalah beberapa dari sejumlah situasi yang hampir tak ada habisnya yang harus ditangani manajemen dalam proses operasi suatu organisasi atau perusahaan. Masalah, kebutuhan, dan peluang ini memunculkan identifikasi solusi. Menjalankan solusi-solusi tersebut memerlukan perubahan bagi organisasi. Proyek pada umumnya didirikan untuk melakukan perubahan ini dan selalu ada seseorang yang bertanggung jawab atas keberhasilan penyelesaian setiap proyek. Sebagai manajer proyek, Anda adalah agen perubahan utama, dan panduan Anda untuk melakukan perubahan adalah proses manajemen proyek.

Apa itu manajemen proyek?

Menurut Project Management Institute manajemen proyek adalah “penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek ”.

Meskipun definisi ini mungkin terdengar sangat mudah, Anda akan menemukan bahwa aplikasi keterampilan dari skill, alat, dan teknik tersebut akan datang hanya setelah Anda memiliki banyak pendidikan dan pengalaman dalam pekerjaan.

Proses manajemen proyek membutuhkan penciptaan struktur organisasi kecil (tim proyek), yang seringkali merupakan mikrokosmos dari organisasi yang lebih besar. Setelah tim telah menghasilkan hasil yang diinginkan, proses kemudian menyerukan penonaktifan struktur organisasi kecil itu.

8 Langkah Penting dalam Menjalankan Proyek

Berikut ini akan secara ringkas dijelaskan tentang 8 langkah dalam membantu Anda informasi detail tambahan di bidang pengumpulan persyaratan, definisi proyek, manajemen risiko, dan manajemen pemangku kepentingan.

1. Identifikasi dan petakan masalah atau peluang.

Dalam fase ini, kebutuhan mendasar diidentifikasi. Kebutuhan tersebut kemudian dikuantifikasi berkenaan dengan faktor-faktor seperti ukuran, bentuk, dan luasnya. Ini mengarah pada pembuatan Dokumen Persyaratan, yang mengartikulasikan kebutuhan sedetail mungkin.

Kebutuhan sebenarnya harus dipahami sepenuhnya sebelum mencoba mendefinisikan solusi terbaik. Sejumlah besar kegagalan proyek dapat dikaitkan dengan fenomena pemecahan solusi. Secara sederhana, ini terjadi ketika Anda mencoba memberikan jawaban tanpa memahami pertanyaan. Ini adalah kemungkinan nyata setiap kali persyaratan tidak sepenuhnya ditentukan, dan dorongan — alih-alih proses yang rasional — digunakan untuk menentukan solusi proyek.

2. Identifikasi dan tentukan solusi proyek terbaik.

Pada Langkah 2 ini, penentuan awal harus dibuat mengenai kelompok kerja mana yang harus dilibatkan. Sebuah tim harus dibentuk untuk membantu dalam hal ini dan semua langkah proses selanjutnya. Langkah ini dimulai dengan mengidentifikasi semua alternatif yang masuk akal. Tim dapat menggunakan brainstorming atau teknik kreativitas serupa untuk membantu mengidentifikasi solusi alternatif. Menggunakan kriteria yang telah disepakati sebelumnya, tim kemudian memilih solusi “terbaik”. Ini adalah proyek yang sebenarnya. Tim menyiapkan dokumen definisi proyek, yang terdiri dari deskripsi naratif yang komprehensif tentang pendekatan pelaksanaan yang disukai, kriteria untuk penyelesaian proyek, dan definisi keberhasilan proyek. Di banyak organisasi, langkah ini diakhiri dengan proposal formal kepada manajemen dan persetujuan formal atau otorisasi untuk melanjutkan diberikan. Jika proyek ini tidak disetujui, itu dapat dihentikan.

3. Identifikasi tugas dan persyaratan sumber daya.

Setelah solusi proyek diidentifikasi, kami siap untuk pindah ke fase berikutnya, yaitu mengidentifikasi tugas dan persyaratan sumber daya. Ini juga disebut sebagai manajemen ruang lingkup. Pada langkah ini, tim mengidentifikasi semua pekerjaan yang harus dilakukan (tugas-tugas). Pertimbangan harus diberikan pada metode yang disukai untuk melakukan pekerjaan dan berapa banyak pekerjaan yang akan dilakukan menggunakan sumber daya internal. Komitmen sumber daya awal harus diamankan untuk semua pekerjaan.

4. Mempersiapkan jadwal kontrol dan rencana alokasi sumber daya

time management

Membuat jadwal proyek terdiri dari beberapa langkah. Pertama, diagram jaringan atau logika disiapkan untuk menampilkan urutan tugas yang optimal. Selanjutnya, lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas (durasinya) diperkirakan.

Dengan menggabungkan informasi tentang urutan tugas yang dipilih, perkiraan durasi tugas, dan tanggal mulai proyek yang diasumsikan, tim dapat menempatkan tugas dalam “waktu nyata”, seperti penjadwalan janji pada kalender. Ini mengungkapkan total durasi proyek dan tanggal penyelesaian proyek yang diharapkan. Bagian terakhir dari langkah ini terdiri dari membuat grafik batang berbasis logika, skala waktu yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek untuk melacak kemajuan.

5. Perkirakan biaya proyek dan siapkan anggaran proyek.

Pada langkah ini, manajer proyek mengoordinasikan persiapan estimasi biaya untuk proyek. Berbagai metode dapat digunakan untuk memperkirakan biaya, tergantung pada tingkat detail yang ada pada saat itu. Keseluruhan biaya proyek dialokasikan untuk elemen-elemen individual dari proyek, sehingga menciptakan anggaran untuk setiap elemen kerja utama. Anggaran ini digunakan untuk memantau dan mengendalikan pengeluaran biaya selama pelaksanaan proyek.

Baca juga: 8 Tips Sukses Kelola Anggaran [Budgeting] dalam Bisnis | Mudah Dipraktikkan

6. Menganalisis risiko dan membangun hubungan pemangku kepentingan.

Setelah tim proyek telah mengidentifikasi pekerjaan, menyiapkan jadwal, dan memperkirakan biayanya, tiga komponen dasar dari proses perencanaan selesai. Ini adalah waktu yang tepat untuk mengidentifikasi dan mencoba menangani apa pun yang mungkin mengancam keberhasilan penyelesaian proyek. Ini disebut manajemen risiko. Dalam manajemen risiko, masalah potensial “ancaman tinggi” diidentifikasi. Tindakan diambil pada setiap potensi masalah besar, baik untuk mengurangi probabilitas bahwa masalah akan terjadi atau untuk mengurangi dampak pada proyek jika memang terjadi.

Meskipun diperlakukan sebagai langkah terpisah, analisis risiko harus menjadi proses yang berkelanjutan: Anda harus selalu waspada terhadap ancaman terhadap kesuksesan proyek Anda. Ini juga merupakan saat yang tepat untuk mengidentifikasi semua pemangku kepentingan proyek dan membangun atau memperkuat hubungan yang akan dipertahankan sepanjang umur proyek.

7. Pertahankan kontrol dan komunikasi sesuai kebutuhan selama eksekusi.

Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda di langkah ini. Selama pelaksanaan proyek, orang-orang melaksanakan tugas dan kemajuan informasi dilaporkan melalui pertemuan tim reguler. Tim menggunakan informasi ini untuk mempertahankan kontrol terhadap arah proyek dan mengambil tindakan korektif sesuai kebutuhan.

Tindakan pertama harus selalu membawa proyek kembali “ke jalur”, untuk kembali ke rencana semula. Jika itu tidak dapat terjadi, tim harus mencatat variasi dari rencana awal dan merekam serta menerbitkan modifikasi pada rencana tersebut. Sepanjang langkah ini, manajer organisasi dan pemangku kepentingan utama lainnya harus diberi informasi tentang status proyek sesuai dengan frekuensi dan format yang disepakati. Rencana tersebut harus diperbarui dan diterbitkan secara berkala. Laporan status harus selalu menekankan titik akhir yang diantisipasi dalam hal biaya, jadwal, dan kualitas hasil.

8. Kelola untuk menutup secara teratur.

Langkah ini sering ditandai dengan pengembangan daftar punch. Daftar punch adalah daftar tugas yang relatif kecil yang harus diselesaikan oleh tim proyek untuk menutup proyek. Manajer proyek harus menjaga anggota tim tetap fokus pada saat kritis ini. Sayangnya, terlalu sering perhatian tim mulai melayang karena proyek ditutup. Jika langkah proses ini tidak dikelola secara teratur, akhirnya dapat memiliki kecenderungan untuk melanjutkan. Ini bisa berdampak buruk pada kepuasan pelanggan.

Akhirnya, tim harus melakukan studi pembelajaran, untuk memeriksa apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak. Melalui jenis analisis ini, kebijaksanaan pengalaman ditransfer kembali ke organisasi proyek, yang akan membantu tim proyek di masa depan.