Pembukuan Keuangan Sederhana untuk UKM

By | 2019-03-21T17:20:46+07:00 Oktober 25th, 2018|Categories: Artikel|Tags: , |0 Comments

Jika anda merupakan pengusaha UKM (Usaha Kecil Menengah), maka pencatatan / pembukuan keuangan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk anda lakukan, jika bisnis/usaha anda ingin cepat berkembang.

Berikut alasan mengapa pencatatan pembukuan itu penting bagi usaha:

1. Mengetahui kondisi keuangan bisnis yang dijalankan.

  • Berapa sih uang yang kita punya saat ini dari bisnis.
  • Untung atau rugi usaha ini, berapa nilai untung/ruginya ..

2. Mencegah Bisnis Mati

  • Dengan mengetahui kondisi keuangan, maka kita bisa melakukan pencegahan sedini mungkin.
  • Mengetahui posisi uang kas-nya sudah minim … jadi, misalnya ; tidak tambah beli stock jualan dulu.
  • Banyak bisnis mati bukan karena tidak ada penjualan tapi tidak
    ada uang kas, untuk beli bahan baku dsb.

3. Sebagai bahan/dasar dokumen untuk :

  • Melakukan proses akuntansi
    Jika nanti suatu saat, sudah memiliki sumber daya (uang dan personal) untuk melakukan pembukuan akuntansi, maka sudah tersedia dokumennya untuk di pindahkan ke pembukuan yang benar dan betul sesuai kaidah akuntansi.
  • Untuk kepentingan perhitungaan pajak
    Pajak yang dibayarkan sesuai karena ada dokumennya.
  • Dokumen pendukung untuk mengajukan dana kredit
    Jika mengajukan kredit maka, maka dokumen keuangannya sudah siap atau tinggal di improve sedikit lagi.

Baca juga: Artikel yang membahas tentang pentingnya laporan keuangan secara lengkap

Tahapan yang dilakukan dalam melakukan pencatatan keuangan bisnis :

1. Pisahkan Rekening Pribadi dan Bisnis

Jika rekening pribadi dan bisnis di gabung, maka bisa terjadi kita “merasa” ada uang banyak dan menggunakannya untuk keperluan keluarga. Sehingga bisa terjadi kita kesulitan dana untuk membeli bahan baku yang diperlukan atau membiayai operasional usaha.

Jadi buatlah rekening bank yang terpisah untuk pribadi dan bisnis. Semua uang masuk dan keluar dari usaha, melalui rekening ini.

Untuk keperluan pribadi dan keluarga melalui rekening khusus satunya lagi ; rekening keluarga. Jika masih gajian (masih bekerja jadi karyawan), cocoknya rekening gaji ini di jadikan rekening rekening pribadi / keluarga.

Tips : supaya uang keperluan pribadi / keluarga tidak mengganggu uang usaha maka harus di tentukan berapa besar uang bagian (gajian) untuk pribadi. Misalnya : Tentukan GAJI yang akan diterima dari bisnis ini atau anda juga bisa tentukan PROSENTASE bagian pribadi, misalnya 5% dari total omzet.

Juga sangat sangat di sarankan untuk menentukan setiap tanggal berapa akan di ambil bagian pribadi tersebut. Bagian (income) tersebut di pindahkan dari rekening usaha ke rekening pribadi.

Penentuan menggunakan cara yang mana ; Gaji atau Prosentase Bagian Pribadi bersifat situasional tergantung dari kondisi finansial bisnis yang berjalan dan ada tidaknya income lain (misal gaji). Penjelasan lebih lanjut tentang hal ini, akan di bahas secara terpisah.

Dengan menggunakan rekening terpisah khusus untuk usaha, maka kita juga akan terbantu pencatatan transaksi bisnis kita dari catatan transaksi rekening bank.

Baca juga: Laporan Keuangan Perusahaan Dagang dan Jasa

2. Format Pembukan

  • Dokumen Pendukung

Hal penting tapi kadang terlupakan adalah menyiapkan dokumen pendukung dalam melakukan transaksi bisnis, misalnya; nota penjualan / bon dan tagihan / invoice.

Dalam transaksi kecil cukup hanya menggunakan bon / nota penjualan atau bahkan cukup di catat dalam buku penjualan harian. Misalkan menjual barang di warung/toko, cukup kita catat di buku penjualan harian saja. Karena kita juga tidak memberikan bon pada pembeli.

Jika menggunakan bon atau nota penjualan, harap menggunakan nomor urut. Hal ini untuk memudahkan tracking pencatatan di kemudian hari (tidak ada pencatatan double, menghindari / meminimalkan manipulasi jika transaksi dilayani oleh karyawan). Format Bon bisa menggunakan buku bon yang banyak di jual di toko toko buku.

Sedangkan untuk transaksi yang besar terutama jika produk di jual ke konsumen perusahaan, maka mereka meminta invoice atau tagihan. Untuk transaksi bisnis ke corporate atau perusahaan sebaiknya ditanyakan ke bagian pembelian atau keuangan-nya bagaimana tatacara kelengkapan dokumen untuk penagihan.

contoh invoice

Contoh Invoice

  • Pencatatan Transaksi

Pencatatan ini dapat dilakukan menggunakan format file excel atau buku tulis sederhana, terserah bagaimana enaknya saja.

  • Pencatatan Kas / Uang kas Keluar Masuk

Pencatatan yang paling dasar / basic apapun bisnisnya adalah menggunakan BUKU KAS. Dengan buku kas ini kita bisa mengetahui seberapa besar uang masuk, dan berapa besar uang yang keluar. Kita juga mengetahui saldo kas yang tersisa. Sehingga kita lebih hati hati dalam menggunakan uang untuk keperluan lain.

contoh kas

Contoh Alur Kas Keluar/Masuk

  • Pencatatan Piutang

Tidak selamanya pembelian dilakukan secara tunai, ada juga yang dilakukan secara kredit atau di bayarkan nanti. Dalam kasus seperti ini, maka kita harus mencatatnya dalam Buku Piutang. Sehingga kita tidak lupa siapa saja yang berpiutang kepada kita, berapa besar piutangnya serta telah melakukan pembayaran seberapa besar. Dan juga yang penting, dengan catatan piutang ini kita bisa memonitor sudah berapa lama piutang tersebut tidak tertagih. Kita harus bisa mempercepat periode penarikan piutang, jangan sampai penjualan banyak tapi kebanyakan dalam bentuk piutang, karena akan mengganggu cash flow bisnis.

contoh buku piutang

Contoh Pencatatan Piutang Sederhana

  • Pencatatan Hutang

Kita hutang-pun harus di catat, hutang jangan dilupakan ya …
Ini sangat penting dalam pencatatan dan pembukuan keuangan. Dalam bisnis, nama baik adalah modal kita, ya harus tepat waktu bayar hutang. Sehingga nama baik kita akan semakin di percayai oleh para rekan bisnis. Selain itu, dengan melakukan pencatatan hutang maka kita terhindar dari membayar 2 kali atau lebih bayar hutang kita. Biasanya-kan kalau lebih diam saja kalau kurang baru ribut.

pembukuan keuangan

Contoh Pencatatan Piutang Sederhana

  • Pencatatan Stock

Dalam melakukan pembukuan keuangan untuk yang usahanya membutuhkan stock, baik bahan baku maupun stock barang yang dijual, maka sangat baik jika stock bahan baku dan barang jadi yang dijual di catat secara khusus.

Untuk yang stock-nya banyak dan apalagi variannya banyak pula .. memang sangat ribet, …. jika sudah punya uang nantinya, hal yang begini cocoknya menggunakan sistem barcoding atau program komputer.

Baca juga : Aplikasi Pembukuan Untuk UKM

Dengan mencatat stock dan terus meng-update-nya maka kita akan :

– Menghindari uang / modal tertanam di stock yang tidak berputar. kita akan terhindar membeli barang (stock bahan atau barang jadi) yang tidak jalan, istilah kerennya barang slow moving. Kita hanya akan membeli barang
yang laku saja atau barang fast moving.

– Mencegah terjadinya pencurian stok, kita dapat mengetahuinya secepatnya dan melalukan tindakan pencegahan yang diperlukan. Artinya kita harus rutin melakukan stock opname, membandingkan stock fisik dengan di catatan.

pembukuan keuangan

Contoh Pencatatan Stock Sederhana

3. Buat Estimasi Uang Kas Masuk dan Keluar

Dalam mengelola uang bisnis,kita harus membuat bujet setiap pos uang masuk dan pos uang keluar. Kemudian kita melakukan estimasi arus kas atau cash flow projection.

Mengapa estimasi cash flow ini penting dalam pembukuan keuangan?

– Mengetahui rencana uang yang masuk kapan (dari piutang atau sales) dan seberapa besar.
– Mengetahui estimasi biaya biaya atau uang kas yang harus keluar, misalnya gaji, bayar listrik, telepon, dll.
– Dengan mengetahui uang kas masuk dan keluar, maka kita akan mengetahui, uang kas kita kurang atau lebih (Cash In – Cash Out). Jika secara estimasi kurang maka kita sudah bisa mengantisipasi bagaimana menaikkan penjualan atau menurunkan biaya.

Estimasi ini di buat bulanan selama 6 bulan sd 1 tahun. Kemudian di breakdown menjadi mingguan. Dan di setiap bulan berjalan sangat baik lagi jika di breakdown menjadi harian. Untuk membuat estimasi cash flow maka kita harus menentukan pos pos cash in cash out yang terjadi serta mem-bujetkan besaran uangnya.

Kemudian bandingkan antara estimasi cash flow dengan actual cash flow, minus atau positif, sehingga dapat segera di ambil tindakan untuk periode berikutnya, apakah menunda pembelian bahan, menghemat biaya atau berusaha menaikkan penjualan.

Memang terkesan rumit dan detail, tapi “pembukuan keuangan” sangat penting. Kembali lagi kepada kita, apakah kita ingin bisnis kita maju berkembang atau tidak. Karena dengan pencatatan keuangan kita akan mengetahui kondisi keuangan kita terkini, sehingga kita bisa mengambil tindakan tindakan preventif sedari dini.

Leave A Comment

Chat Via WhatsApp