Salah satu bagian yang paling melelahkan dalam menjalankan bisnis kecil adalah penganggaran. Banyak orang membenci anggaran, sebagian sampai-sampai menjalankan bisnis mereka menggunakan saldo bank harian sebagai satu-satunya alat keuangan mereka.

Anda, juga, mungkin menentang gagasan bahwa Anda bisa mendapat manfaat dari penganggaran yang baik — sampai Anda mencobanya. Anda akan belajar bahwa penganggaran membuat sebagian bahaya keluar dari bisnis dengan meminimalkan perkiraan. Penganggaran memberi Anda cetak biru untuk tindakan. Ini memberi tahu Anda apa yang diharapkan dan memberi tahu Anda masalah ketika hal yang tidak terduga terjadi. Memang, sangat penting untuk mengetahui bagaimana bisnis Anda akan mencapai tujuan yang Anda tetapkan untuk itu, dan anggaran Anda mengukur kesuksesan Anda; ketika bisnis Anda mengungguli proyeksi Anda, Anda tahu Anda baik-baik saja.

Untuk mengukur keberhasilan Anda, Anda dapat menghitung rasio keuangan dan operasi tertentu yang terlihat pada laporan laba rugi dan neraca Anda, yang memberi Anda indikasi kesehatan keuangan Anda dari waktu ke waktu. Anda juga ingin membandingkan angka Anda dengan pesaing Anda dan standar industri. Untuk sebagian besar industri, Anda dapat membandingkan rasio Anda dengan standar industri untuk mengetahui seberapa kompetitif Anda secara finansial sebagai sebuah bisnis. Anda tentu ingin berusaha untuk berada di bagian atas, atau lebih baik lagi, pada kuartal atas.

Dalam artikel ini, saya akan membahas dasar-dasar penganggaran, menunjukkan cara menyusun anggaran bottom-up yaitu, anggaran keseluruhan yang mencerminkan kebutuhan nyata bisnis Anda. Saya menyajikan studi kasus yang menunjukkan nilai penganggaran untuk bisnis muda dan bisnis yang menghadapi krisis. Pertama, saya jelaskan secara lebih terperinci mengapa anggaran sangat penting dan bagaimana menjaga agar anggaran Anda tetap terkendali di industri yang paling tidak stabil sekalipun.

Baca Juga: Tips Mengelola & Memaksimalkan Cash Flow (Arus Kas) dalam Sebuah Bisnis

MENETAPKAN PRIORITAS ANGGARAN 

Anda menginformasikan secara langsung tentang prioritas perusahaan dengan apa Anda menghabiskan uang Anda, sebagai lawan dari apa yang Anda katakan dengan visi atau pernyataan misi Anda. Anda mungkin mengatakan bahwa perusahaan Anda berkomitmen untuk layanan pelanggan, tetapi jika Anda menghabiskan sedikit uang untuk pelatihan atau membuat staf hotline pelanggan Anda dan banyak pada fasilitas perusahaan Anda, karyawan akan tahu apa komitmen Anda yang sebenarnya.

PARTICIPATIVE BUDGETING

  • Ini adalah keanehan bisnis tradisional yang berasal dari anggaran tinggi, dari manajemen senior, terutama dari departemen keuangan. Anggaran terbaik menunjukkan input dari orang-orang yang melakukan pengeluaran dan fokus pada setiap fungsi bisnis di perusahaan dari bawah ke atas dan mulai dengan nol di setiap kolom angka. Anggaran terbaik mencerminkan pemikiran orang-orang yang paling tahu di mana perusahaan benar-benar menghabiskan uangnya. Dapatkan masukan dari orang-orang ini ketika Anda menyatukan anggaran dan proyeksi Anda.
  • Manajer senior juga harus memahami dan memasukkan angka-angka dalam anggaran. Penganggaran yang baik adalah proses yang sangat interaktif. Sedangkan orang mungkin tidak berdebat untuk perubahan pada pernyataan misi, mereka hampir pasti akan berdebat untuk perubahan dalam pengeluaran yang diijinkan. Anggaran harus dirancang, dibandingkan dengan pengeluaran aktual tahun sebelumnya, diperdebatkan untuk penggunaan sumber daya terbaik, dan dirancang ulang seperlunya.

 

 

Anda harus menyiapkan anggaran setelah menetapkan arahan dengan visi dan misi serta tujuan perusahaan. Anggaran adalah langkah selanjutnya dalam mengarahkan Anda dari generalisasi rencana bisnis Anda ke rincian operasi sehari-hari.

Dengan menetapkan prioritas, anggaran memperjelas apa yang keuangan Anda izinkan Anda lakukan untuk mencapai tujuan Anda. Ini menerjemahkan pernyataan visi dan misi dan tujuan perusahaan ke dalam tindakan. Di atas segalanya, anggaran adalah alat untuk semua orang yang memiliki tanggung jawab untuk membelanjakan uang dan menghasilkan uang, bukan hanya CEO. Laporan keuangan yang Anda tunjukkan kepada direktur, investor, dan pemberi pinjaman Anda tidak memberi tahu manajer apa yang Anda harapkan dari mereka dan upaya apa yang paling Anda hargai; anggaran Anda.

TAHU KAPAN HARUS BERHENTI

Penting untuk menghabiskan waktu menciptakan anggaran Anda, tetapi ketika Anda selesai, kembalilah ke bisnis sehari-hari. Poin yang paling penting adalah memiliki sesuatu untuk mengukur kenyataan, bukan untuk membuat anggaran sempurna. Penganggaran menjadi lebih realistis seiring berjalannya waktu. Anggaran 12 bulan sebelumnya, dan, jika mungkin, perbarui triwulan demi triwulan untuk membuat anggaran 12 bulan bergulir. Ini memungkinkan Anda untuk membuat perubahan cukup sering untuk melakukan penganggaran yang cukup akurat. Sementara itu, jangan terlalu memikirkan proses penganggaran.

Ingatlah bahwa keuangan memainkan peran operasional dan analitik. Beberapa pemilik bisnis menjadi sangat tergila-gila pada analisis kuantitatif — sehingga merugikan analisis kualitatif, yang dapat menyebabkan masalah. Ketika sebuah departemen keuangan yang terlalu bersemangat mendeteksi kesulitan di seluruh perusahaan, itu dapat membuat masalah menjadi lebih buruk dengan memaksakan prioritasnya pada unit lain daripada melihat masalah yang mendasarinya.

Salah satu konsultan yang berbasis di Illinois menawarkan contoh yang baik. Ketika audit internal menemukan terlalu banyak aset yang diikat dalam inventaris, ia berkata, “sebuah memo mengatakan kepada semua manajer unit untuk memotong inventaris 25 persen dalam enam bulan. Hanya item panas yang bergerak cepat. Sisanya duduk di sana. Ketika semuanya berakhir, inventaris turun 10 persen, CFO menyatakan kemenangan — dan satu-satunya item yang tersisa adalah yang tidak diinginkan siapa pun. “

PERENCANAAN UNTUK HUTANG/PIUTANG

Mengetahui di mana Anda berdiri dapat menghasilkan manfaat besar, seperti yang ditemukan Andrea Totten dalam menjalankan perusahaan pembuat selimut yang berbasis di California, Rags to Riches. Dia mendirikan perusahaan itu pada tahun 1971, menjual selimut dan selimut di pasar loak dan pameran seni, kemudian menggunakan katalog kecil untuk menghasilkan pesanan dari toko dan desainer. “[Bisnis] mulai menjadi sangat sibuk dan saat itulah saya memutuskan bahwa saya perlu menemukan arah,” katanya. “Kurasa aku tidak memikirkan kata business plan, tapi kurasa sekarang kalau dipikir-pikir itulah yang terjadi.”

Totten menggunakan “pinjaman berbasis aset” – pinjaman berbunga tinggi yang dibuat terhadap piutang dagang dari pemberi pinjaman industri mode yang disebut faktor. “Anda menjual piutang Anda,” kata Totten. “[Pinjaman] bagus saat itu karena dibutuhkan. Tetapi mereka ternyata terlalu mahal untuk dipelihara. ”

Faktor-faktor yang dikenakan bunga 4,5 persen per bulan. “Satu-satunya cara untuk mengalahkannya adalah dengan menjaga agar uang terus mengalir. Jadi begitu bisnis melambat, itu adalah pembunuh, “katanya.

Dia membujuk bank untuk meminjamkan modal kerjanya ketika tagihannya melewati setengah juta dolar. Namun, Totten mendapati dirinya mencurahkan 20 persen dari arus kasnya untuk membayar hutang. Selain itu, dia tidak berpikir bankirnya menghargai bisnis perusahaan kecil; antara lain, mereka sering mengubah persyaratan batas kreditnya. Dia membayar pinjamannya secepat mungkin dan akhirnya keluar dari hutang.

Pada akhir 1980-an, sejumlah pesaing Totten gulung tikar. Masalah mengganggu industri ritel juga. Toko-toko yang selalu membayar tagihan tepat waktu sekarang menghentikannya, menambah piutang menjadi $ 10.000 atau $ 15.000 per toko. Lalu tiba-tiba mereka pergi, meninggalkannya dengan banyak hutang buruk.

Semua ini menyebabkan Totten untuk mengelola piutang-nya dengan ketat. “Aku tidak pernah membiarkan siapa pun menjadi cukup tinggi untuk menghancurkanku jika aku kalah,” katanya. “Ini seperti perjudian. Jangan pernah bertaruh lebih dari yang Anda mampu untuk kalah. Saya melihat piutang saya dan [memutuskan] orang mana yang akan saya pakai COD. Jika mereka tidak ingin membeli lagi, tidak apa-apa karena saya kehilangan uang [dengan mereka]. ”

ANGGARAN UNTUK ITEM BESAR

Jenis penganggaran lain yang harus dilakukan perusahaan adalah penganggaran untuk barang-barang besar yang dapat didepresiasi seiring berjalannya waktu. Depresiasi memungkinkan Anda mengambil biaya item besar ke dalam catatan Anda dari waktu ke waktu sehingga Anda memiliki gambaran laba yang lebih merata dari tahun ke tahun. Real estat, bangunan, sistem komputer, atau peralatan besar lainnya adalah contoh dari item bigticket ini, yang disebut belanja modal. Anda harus menganggarkan pengeluaran ini secara terpisah karena tidak masuk ke laporan laba rugi Anda. Laporan laba rugi dimaksudkan untuk mewakili pendapatan dan pengeluaran Anda dari operasi reguler, bukan pembelian satu kali yang luar biasa.

RENCANA UNTUK KEUNTUNGAN

Sekalipun uang tunai tertinggal, selalu rencanakan untuk mendapat untung. Anda mungkin bisa melewati periode singkat di mana pengeluaran Anda lebih tinggi dari pendapatan Anda, terutama ketika Anda pertama kali memulai bisnis, tetapi itu akan menyusul Anda. Namun, terlepas dari penganggaran yang cermat, kenyataannya adalah bahwa pendapatan seringkali kurang dari yang diharapkan, dan pengeluaran biasanya lebih dari yang diharapkan. Mengetahui hal ini, anggaran cukup dari kelebihan untuk memungkinkan margin of error untuk memastikan keuntungan yang wajar.

Apa yang membuat laba yang masuk akal bervariasi menurut bisnis, industri, dan biasanya juga dipengaruhi oleh ekonomi. Beberapa tahun, bertahan hidup itu sendiri adalah kemenangan. Di tahun-tahun lain, membangun cadangan uang tunai untuk melindungi diri Anda di tahun-tahun yang akan datang (dan berharap bahwa akan ada beberapa jika Anda berada dalam bisnis yang cukup lama) sangat penting.

Untuk jangka panjang, adalah penting untuk mengembangkan bisnis yang berkembang baik dalam ekonomi naik dan turun — lebih disukai dengan beberapa produk atau layanan yang laris manis ketika ekonomi sedang bagus dan yang lain dibutuhkan orang ketika masa sulit.

SET KONTROL KEUANGAN

Menganggarkan dan berbagi informasi keuangan dengan karyawan tidak berarti melonggarkan kendali atas kontrol keuangan dan pemeriksaan dan keseimbangan untuk mencegah kesalahan dan pencurian. Diperkirakan pencurian karyawan dapat menyebabkan bisnis A.S. sebanyak $ 100 miliar setiap tahun. Diskusikan dengan CPA Anda metode terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mencegah penipuan dan penggelapan. Saya menemukan hal-hal berikut yang penting baik untuk ketenangan pikiran dan perlindungan karyawan saya:

6 HAL YANG DAPAT ANDA LAKUKAN UNTUK MENCEGAH PENIPUAN KARYAWAN

  1. Mail harus segera dibuka, dan cek yang diterima harus dicatat secara individual oleh orang lain selain dari pemegang buku.
  2. Cek harus dicap “Hanya Untuk Setoran” dan disetor pada hari yang sama diterima.
  3. Pesanan pembelian atau dokumentasi lain harus diminta untuk setiap cek yang ditulis. Persyaratan persetujuan harus ditetapkan tergantung pada ukuran cek.
  4. Laporan bank harus direkonsiliasi setiap bulan oleh seseorang di luar departemen akuntansi. Pada suatu waktu, saya memiliki laporan yang dikirim ke rumah saya, bukan ke kantor.
  5. Orang yang sama tidak boleh membeli persediaan dan menerima persediaan.
  6. Selalu ada tanda bahaya jika karyawan akuntansi atau pembelian tidak pernah mengambil cuti. Mereka tidak dapat meminta orang lain memeriksa file mereka selama satu atau dua minggu karena mungkin diketahui bahwa mereka telah mencuri dari perusahaan.

PERKIRAAN PENDAPATAN

Sekarang kami telah membahas pentingnya anggaran yang realistis dan cara mengontrol anggaran Anda, kami beralih ke menghitung anggaran Anda. Dua komponen anggaran, yang dilakukan secara terpisah dan kemudian disatukan, adalah pendapatan (penjualan) dan pengeluaran (biaya). Umumnya, Anda akan melakukan anggaran pendapatan terlebih dahulu, menggunakan nomor kuantitas unit penjualan sebagai dasar untuk dolar penjualan dan pengeluaran.

Prakiraan pendapatan jauh lebih sulit ditentukan dengan akurasi daripada anggaran pengeluaran. Anda mungkin berhasil meramalkan peningkatan pendapatan sebesar 20 persen dari tahun sebelumnya, tetapi Anda kehilangan pentingnya prosesnya. Sebaliknya, lihat tren dalam bisnis Anda dan di luar bisnis Anda dan perhatikan apa yang akan berbeda tahun ini. Apakah Anda memperkirakan kenaikan penjualan 20 persen tahun ini hanya karena Anda pikir itu akan terlihat lebih baik jika Anda melakukannya atau karena produk baru, peningkatan pasar, atau kenaikan dalam perekonomian? Selain itu, jika mungkin, Anda harus mendasarkan ramalan pendapatan dolar Anda pada unit yang diharapkan akan dijual — jumlah pelanggan, transaksi, penjualan pembaruan, produk yang diproduksi, dan jenis produk.

Cara termudah untuk memulai proyeksi adalah memetakan setidaknya satu tahun tetapi tidak lebih dari tiga tahun — berdasarkan kinerja Anda selama periode yang sama di masa lalu. Jika Anda tidak memiliki riwayat sebanyak itu, mulailah dengan proyeksi yang Anda buat dalam rencana bisnis Anda, sesuaikan dengan kinerja aktual sejak Anda membuka bisnis.

KEUNTUNGAN MENENTUKAN SURVIVAL

Keuntungan bukan segalanya dalam bisnis; bahkan, pernyataan visi Anda mungkin tidak mengatakan apa-apa tentang keuntungan. Namun, tanpa laba dan konversi mereka ke uang tunai, tidak ada bisnis yang bertahan cukup lama untuk mencapai tujuannya. Karena itu, hampir semua hal dalam penganggaran berasal dari formula sederhana untuk menentukan laba: pendapatan dikurangi biaya. Formula ini menggerakkan bisnis. Laba pada akhirnya mendefinisikan kinerja, dengan kata lain. Yang lainnya adalah elaborasi.