Work From Home dengan Accurate 5 | Solusi #KerjadiRumah

Work From Home – Penerapan pembatasan sosial berskala besar (PSBB) di berbagai daerah yang diduga masyarakatnya terinfeksi COVID-19. Hal ini bertujuan agar penyebaran virus tersebut dapat ditekan mengingat jumlah korban hingga saat ini yang sudah mencapai angka ribuan. Aturan PSBB tersebut tercatat dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 Tahun 2020.

Pembatasan tersebut meliputi peliburan sekolah dan tempat kerja, pembatasan kegiatan keagamaan, pembatasan kegiatan di tempat atau fasilitas umum, pembatasan kegiatan sosial budaya, pembatasan moda transportasi, dan pembatasan kegiatan lainnya khusus terkait aspek pertahanan dan keamanan.

Oleh karena itu sebagian perusahaan melakukan kebijakan Work From Home untuk para karyawannya bekerja di rumah masing-masing. Tentunya hal ini berimplikasi pada cara dan pola kerja yang berbeda.

Untuk sebagian pengusaha penerapan work from home ini mungkin tidak menjadi kendala karena sistem kerjanya yang tidak terbatas ruang. Misalnya para pengusaha yang menjual barang dagangannya melalui marketplace atau online store. Namun apa jadinya jika work from home dilakukan oleh perusahaan dengan kategori tertentu seperti jasa transportasi, jasa spa, jasa event organizer dan lain sebagainya yang memerlukan interaksi langsung dengan pelanggannya?

Bagi perusahaan perdagangan seperti distributor atau supplier dan sejenisnya, work from home akan menjadi kendala besar apabila perusahaan tersebut masih belum terbiasa beradaptasi dengan teknologi. Mereka masih mengandalkan segala urusan administrasi secara manual. Maka hal ini akan menjadi kendala untuk melakukan praktik work from home.

Buat Kamu yang sudah menggunakan Accurate 5 Desktop (atau yang berencana akan menggunakannya) tetap bisa melakukan pekerjaan dengan Accurate 5 walaupun bekerja dari rumah, tentunya dengan sedikit modifikasi.

Contoh Penerapan Work From Home dengan Accurate 5 Desktop.

Kita ambil contoh studi kasus PT. ABC yang bergerak di bidang distributor. Selama ini PT ABC menggunakan Software Accurate versi 5 di kantornya. Ada 4 Laptop yang terinstall Accurate di kantor PT ABC dan 1 komputer server sebagai tempat databasenya. Keempat komputer itu terhubung ke komputer server menggunakan Wifi kantor ABC. Sehingga 4 users tersebut bisa bekerja bersamaan di kantor dan databasnya otomatis selalu masuk ke komputer server.

Berikut adalah susunannya:

  • Laptop 1 dipakai oleh Riki sebagai staf pembelian.
  • Laptop 2 dipakai oleh Irfan sebagai admin penjualan.
  • Laptop 3 dipakai oleh Bowo sebagai petugas gudang.
  • Laptop 4 dipakai oleh Sarah sebagai Finance & Accounting.

Software Accurate 5 yang dipakai adalah software desktop berbasis Local Client Server. Artinya komputer client hanya bisa berkomunikasi dengan komputer server melalui satu jaringan wifi yang sama, atau menggunakan kabel LAN.

Jika salah satu laptop di bawa keluar dari gedung itu otomatis laptop itu tidak bisa akses database yang ada di server kantor dan tidak bisa dipakai untuk bekerja bersamaan.

Modifikasi Teknis Pemakaian Accurate 5 untuk Solusi #KerjadariRumah.

Sesuai penjelasan di atas bahwa Accurate 5 tidak bisa saling terhubung ke database jika laptop user tidak terhubung dengan Server memakai LAN atau 1 wifi yang sama. Maka di PT ABC memanfaatkan fitur export import transaksi untuk tetap bisa bekerja menggunakan Accurate 5 dan databasenya bisa tetap terkumpul menjadi satu di Server.

Tahap Persiapan

Dalam tahap persiapan ini, semua komputer dan laptop (komputer server dan 4 laptop user) masih dalam posisi semula yaitu masih di kantor dan semuanya masih saling terhubung menggunakan 1 jaringan Wifi yang sama. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

  1. Semua users menutup semua program Accurate di komputer dan laptop masing-masing.
  2. Sarah Melakukan pemindahan license manager yang awalnya terinstall di Server menjadi terinstall di laptop Sarah. (Cara pemindahan Accurate Lisensi Manajer)
  3. Semua komputer menyalakan kembali Accuratenya dan klik Bantuan | Pendaftaran serta mendaftarkan kembali program Accuratenya.
  4. Sarah membuat data cabang melalui fitur create new branch di Accurate sebanyak 3 kali dan masing-masing database cabang dibagikan kepada Riki, Irfan, dan satu lagi tetap di server untuk Bowo.
  5. Sarah mengcopy database Asli yang ada di server dan memindahkannya ke laptopnya.
  6. Masing-masing users menginformasikan ID Cabangnya untuk didaftarkan ke Database Sarah. Kemudian Sarah juga menginformasikan ID Database Sarah untuk didaftarkan di semua data cabang masing-masing users.
  7. Semua users kecuali Bowo pulang dengan membawa laptop yaang sudah berisi database masing-masing dan program Accurate di Laptopnya, dan siap bekerja dari rumah kecuali
  8. Bowo adalah staf gudang yang harus kerja di gudang kantor karena tugasnya adalah menerima barang yang datang dari supplier dan membuat surat jalan untuk mengirim barang kepada pelanggan.

Maka tahap persiapan telah selesai dilakukan.

Kasus ini situasional, bisa jadi semua staff bekerja dari rumah tergantung (dapat disesuaikan) pada kasus/jenis usahamu.

Penerapan Work From Home dengan Accurate 5.

Pekerjaan Bowo (Tetap Bekerja di Kantor)

  • Jika Bowo mendapati ada stok barang yang mendekati habis di gudang, Bowo akan melakukan penginputan permintaan barang di Accurate komputer kantor. Lalu Bowo mengexport transaksi permintaan barang tadi dan langsung dikirimkan kepada Riki melalui email
  • Jika Ada barang datang dari vendor, Bowo menginput penerimaan barang di Accurate komputer kantor lalu mengexport transaksi penerimaan barang tersebut dan langsung mengirimkan kepada Riki melalui email.
  • Bowo juga melakukan import transaksi pemesanan barang yang dikirim oleh Irfan serta membuat surat jalan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan yang memesan barang kepada Irfan tadi.
  • Bowo mengexport transaksi surat jalan yang sudah dibuat di Accurate Kantor dan mengirimkannya kepada Irfan melalui email.
  • Jika Vendor mengirim tagihan ke kantor maka akan diterima oleh Bowo dan difoto lalu dikirimkan melalui Whatwapp kepada Irfan.

Pekerjaan Riki (Bekerja di Rumah)

  • Mengimport Transaksi permintaan barang yang dikirim oleh Bowo ke Accurate di laptopnya lalu menerbitkan PO (Purchase Order) untuk dikirimkan ke Vendor atas permintaan barang tersebut.
  • Mengexport transaksi PO dan mengirimkan kepada Bowo untuk diimpor ke Accuratenya Bowo melalui email.
  • Mengimport setiap Transaksi penerimaan barang yang dikirim oleh Bowo
  • Mnginput Faktur Pembelian jika ada tagihan yang masuk dari Vendor, biasanya tagihan dikirim oleh Bowo berupa foto melalui Whatapp.
  • Mengexport transaksi Permintaan pembelian, Pesanan Pembelian, Penerimaan Barang dan Faktur Pembelian, lalu mengirimkannya kepada Sarah melalui Email.

Pekerjaan Irfan (Bekerja di Rumah)

  • Mencatat pesanan yang masuh dari pelanggan di Accurate lalu mengekport transaksi pesanan penjualan untuk dikirim kepada Bowo melalui email.
  • Mengimport setiap transaksi Surat Jalan yang dikirim oleh Bowo
  • Membuat Faktur Penjualan (Invoice) dan mengirimkan kepada pelanggan melalui email.
  • Mengexport Pesanan Penjualan, Surat Jalan, dan Faktur Penjualan lalu mengirimkan kepada Sarah melalui email.

Pekerjaan Sarah (Bekerja di Rumah)

  • Mengimport file yang diterima dari Riki dan dari Irfan
  • Membayar hutang ke Vendor via transfer dan menginput pembayaran pembelian di Accurate Laptopnya
  • Menginput Penerimaan Penjualan di Accurate jika ada pembayaran yang masuk dari pelanggan
  • Menginput transaksi pengeluaran biaya seperti biaya listrik, biaya gaji, biaya sewa dll.

Pada akhirnya di laptop Sarah terkumpul semua data dan transaksi sehingga laporan keuangan utuh ada dalam database yang berada di laptop Sarah.

Cara export import transaksi Accurate 5 bisa Kamu akses melalui link berikut ini:
Export import transaksi di Accurate 5 Desktop.

Cara PT ABC menerapkan Accurate 5 seperti contoh di atas mungkin bukan cara yang paling praktis, namun cara tersebut adalah cara yang paling ekonomis dan lebih efektif dari pada cara manual tanpa sistem.

Cara selain export import transaksi seperti yang dilakukan oleh PT ABC, adalah dengan cara menyewa VPS, namun  hal ini memerlukan cost yang tidak sedikit sehingga kurang efisien.

Jika Kamu memiliki kendala dan pertanyaan seputar penggunaan Software Accurate dapat menghubungi tim support Kami melalui email support@cpssoft.com. Jika Kamu berminat untuk melakukan penambahan lisensi, pembelian baru, atau upgrade versi Accurate-mu silahkan hubungi marketing resmi Kami di 081388559905.